ใบสำคัญรับเงินกับใบสำคัญจ่ายเงิน ต่างกันอย่างไร? • สกุลณา การบัญชั รับทำบัญชี วางแผนภาษี

ใบสำคัญรับเงินและใบสำคัญจ่ายเงินต่างกันอย่างไร? ใช้ตอนไหนให้เอกสารครบ

“จ่ายเงินให้ฟรีแลนซ์แล้วมีเพียงสลิปโอนเงิน ต้องทำใบสำคัญรับเงินหรือใบสำคัญจ่าย?”

“ซื้อของจากบุคคลทั่วไปที่ออกใบเสร็จไม่ได้ ใช้เอกสารอะไรส่งให้นักบัญชี?”

คำถามเหล่านี้เกิดขึ้นบ่อยในธุรกิจ SME ร้านค้าออนไลน์ และกิจการบริการ เพราะในชีวิตจริง ผู้รับเงินทุกคนไม่ได้มีระบบออกใบเสร็จรับเงินอย่างเป็นทางการ บางครั้งบริษัทจ่ายค่าจ้างให้บุคคลธรรมดา ซื้อของจากเกษตรกร หรือให้พนักงานสำรองจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กน้อยก่อน

เมื่อไม่มีเอกสารจากร้านค้า เจ้าของธุรกิจจึงมักทำแบบฟอร์มขึ้นมาหนึ่งใบ แล้วเรียกรวม ๆ ว่า “ใบสำคัญ” ทั้งที่ ใบสำคัญรับเงิน และ ใบสำคัญจ่ายเงิน มีหน้าที่ไม่เหมือนกัน

คำตอบแบบเข้าใจง่าย

ใบสำคัญรับเงิน เป็นหลักฐานจากฝั่งผู้รับเงิน เพื่อยืนยันว่าได้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการแล้ว โดยผู้รับเงินต้องลงลายมือชื่อ

ใบสำคัญจ่ายเงิน เป็นเอกสารภายในของฝั่งผู้จ่าย ใช้รวบรวมรายละเอียด ขออนุมัติ และบันทึกว่ากิจการจ่ายเงินรายการใด ให้ใคร เมื่อไร และจำนวนเท่าไร

ในการจ่ายหนึ่งครั้ง ธุรกิจอาจต้องใช้เอกสารทั้งสองชนิดร่วมกัน พร้อมสัญญา หลักฐานโอนเงิน และเอกสารภาษีที่เกี่ยวข้อง

ใบสำคัญรับเงินคืออะไร?

ใบสำคัญรับเงิน หรือ Receipt Voucher เป็นเอกสารที่ใช้ยืนยันว่าบุคคลหรือผู้ประกอบการรายหนึ่งได้รับเงินจากกิจการแล้ว โดยมักนำมาใช้เมื่อผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินตามระบบปกติได้ แต่ยินยอมกรอกข้อมูลและลงลายมือชื่อรับเงิน

ตามแนวทางเอกสารประกอบการลงบัญชีที่กรมสรรพากรเผยแพร่ ใบสำคัญรับเงินเป็นหนึ่งในเอกสารการรับเงินของผู้รับเงิน ร่วมกับใบรับตามมาตรา 105 ทวิและใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน โดยตัวอย่างแบบฟอร์มระบุข้อมูลผู้ขายหรือผู้ให้บริการ ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ รายละเอียดรายการ จำนวนเงิน และลายมือชื่อผู้รับเงิน

ใบสำคัญรับเงินใช้ตอนไหน?

ตัวอย่างกรณีที่อาจใช้ใบสำคัญรับเงิน ได้แก่

จ่ายค่าจ้างให้ฟรีแลนซ์หรือบุคคลธรรมดาที่ไม่มีใบเสร็จ
ซื้อสินค้าจากผู้ขายรายย่อยที่ไม่ได้ใช้ระบบเอกสาร
ซื้อวัตถุดิบจากเกษตรกรหรือผู้ผลิตรายเล็ก
จ่ายค่าเช่าให้เจ้าของทรัพย์สินซึ่งไม่ได้ออกใบเสร็จ
จ่ายค่าบริการเบ็ดเตล็ดที่ผู้รับเงินยืนยันการรับเงินได้
จ่ายเป็นเงินสดและต้องการหลักฐานที่ผู้รับลงชื่อรับเงิน

กรมสรรพากรอธิบายการใช้ใบสำคัญรับเงินในกรณีที่ผู้รับไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ แต่ยินยอมลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน

ใบสำคัญรับเงินควรมีข้อมูลอะไร?

เพื่อให้สามารถตรวจสอบรายการได้ ควรมีข้อมูลอย่างน้อยดังนี้

เลขที่เอกสารและวันที่รับเงิน
ชื่อ–นามสกุลหรือชื่อกิจการของผู้รับเงิน
ที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงิน
ชื่อกิจการผู้จ่ายเงิน
รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
จำนวนเงินเป็นตัวเลขและตัวอักษร
วิธีชำระเงิน เช่น เงินสดหรือโอนธนาคาร
ลายมือชื่อผู้รับเงิน
สำเนาบัตรประชาชนหรือข้อมูลยืนยันตัวตนตามความเหมาะสม
สัญญา ใบสั่งซื้อ หรือหลักฐานส่งมอบงานประกอบรายการ

ข้อมูลควรตรงกับข้อเท็จจริง ผู้รับเงินต้องมีตัวตนและประกอบอาชีพหรือให้บริการนั้นจริง เพราะการทำเอกสารขึ้นมาโดยไม่มีธุรกรรมจริงไม่ได้ทำให้รายการกลายเป็นค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง

จ่ายเงินคืออะไร?

ใบสำคัญจ่ายเงิน หรือ Payment Voucher เป็นเอกสารภายในที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อควบคุมกระบวนการจ่ายเงิน ตั้งแต่การรวบรวมรายละเอียด ตรวจเอกสาร ขออนุมัติ จนถึงบันทึกว่ามีการชำระเงินแล้ว

ใบสำคัญจ่ายจึงเปรียบเหมือน “หน้าปกของรายการจ่าย” ที่รวบรวมเอกสารทั้งหมดของธุรกรรมนั้นไว้ด้วยกัน เช่น

ใบเสนอราคา
ใบสั่งซื้อหรือใบสั่งจ้าง
สัญญา
ใบส่งของหรือใบตรวจรับงาน
ใบแจ้งหนี้
ใบเสร็จหรือใบสำคัญรับเงิน
หลักฐานโอนเงิน
หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
ใบอนุมัติค่าใช้จ่าย

กรมสรรพากรระบุแนวทางว่า ใบสำคัญจ่ายควรแสดงชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงิน วันที่จ่าย ประเภทรายการ จำนวนเงิน ลายมือชื่อผู้รับเงิน และการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ พร้อมแนบหลักฐานการจ่าย เช่น สำเนาเช็คหรือสลิปโอนเงิน

ใบสำคัญจ่ายใช้ตอนไหน?

ธุรกิจสามารถใช้ใบสำคัญจ่ายกับรายการจ่ายเงินได้หลายรูปแบบ เช่น

ชำระค่าสินค้าให้ผู้ขาย
จ่ายค่าบริการและค่าจ้าง
เบิกคืนเงินที่พนักงานสำรองจ่าย
จ่ายค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค หรือค่าใช้จ่ายสำนักงาน
เบิกเงินสดย่อย
จ่ายเงินเดือนหรือค่าตอบแทน
จ่ายเจ้าหนี้ตามใบแจ้งหนี้
จ่ายรายการที่ต้องมีการอนุมัติหลายระดับ

แม้ผู้ขายจะออกใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีครบแล้ว กิจการยังสามารถใช้ใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารควบคุมภายใน เพื่อให้รู้ว่าใครเป็นผู้ขอจ่าย ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ และผู้ดำเนินการชำระเงิน

วิธีจำง่าย ๆ คือ

ใบสำคัญรับเงินตอบคำถามว่า “ใครได้รับเงิน?”
ใบสำคัญจ่ายตอบคำถามว่า “กิจการอนุมัติและจ่ายเงินอย่างไร?”

ตัวอย่างการใช้เอกสารในธุรกิจจริง

ตัวอย่างที่ 1 จ่ายค่าถ่ายภาพให้ฟรีแลนซ์

บริษัทจ้างช่างภาพบุคคลธรรมดา 15,000 บาท ช่างภาพไม่มีใบเสร็จรับเงิน แต่ยินยอมลงชื่อรับเงิน

เอกสารที่ควรจัดเตรียม ได้แก่

ใบเสนอราคาหรือข้อตกลงว่าจ้าง
หลักฐานส่งมอบภาพ
ใบสำคัญรับเงินที่ช่างภาพลงชื่อ
สำเนาบัตรประชาชนหรือข้อมูลผู้รับเงิน
ใบสำคัญจ่ายที่บริษัทจัดทำและอนุมัติ
หลักฐานโอนเงิน
หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย หากรายการเข้าเงื่อนไข

หน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายและออกหนังสือรับรองเป็นเรื่องแยกจากการจัดทำใบสำคัญ โดยผู้มีหน้าที่หักต้องดำเนินการตามประเภทเงินได้และข้อเท็จจริงของรายการ

ตัวอย่างที่ 2 พนักงานจ่ายค่าแท็กซี่แต่ไม่มีใบเสร็จ

พนักงานเดินทางไปพบลูกค้าและจ่ายค่าแท็กซี่เป็นเงินสด แต่คนขับไม่ได้ออกใบเสร็จและไม่ได้ลงชื่อรับเงิน

กรณีนี้ไม่ควรให้พนักงานลงชื่อในช่อง “ผู้รับเงิน” แทนคนขับ เพราะพนักงานไม่ใช่ผู้รับเงินค่ารถ เอกสารที่เหมาะสมอาจเป็น ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน หรือแบบขอเบิกค่าใช้จ่ายที่ระบุวัน เวลา เส้นทาง วัตถุประสงค์ และให้พนักงานรับรองการจ่าย พร้อมผู้มีอำนาจอนุมัติ

กรมสรรพากรแยกใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงินไว้สำหรับกรณีที่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการ และให้พนักงานของกิจการรับรองการจ่าย

ตัวอย่างที่ 3 ซื้อสินค้าจากบริษัทที่ออกใบกำกับภาษีครบ

หากผู้ขายออกใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษีถูกต้อง กิจการไม่จำเป็นต้องทำใบสำคัญรับเงินให้ผู้ขายลงชื่อซ้ำ

กิจการสามารถจัดทำใบสำคัญจ่ายเพื่อรวบรวมเอกสาร ขออนุมัติ และแนบหลักฐานการโอนเงินได้ตามระบบภายใน

ตัวอย่างที่ 4 บริษัทรับเงินจากลูกค้า

เมื่อบริษัทได้รับเงินจากลูกค้า บริษัทควรออกใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารรับเงินของบริษัทตามหน้าที่ ไม่ควรใช้ใบสำคัญจ่าย เพราะใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารฝั่งเงินออก

หากบริษัทเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT และรายการอยู่ในบังคับ VAT ต้องพิจารณาการออกใบกำกับภาษีตามกฎหมายด้วย ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีอาจจัดทำรวมอยู่ในเอกสารฉบับเดียวกันได้เมื่อมีรายการครบถ้วน

ใบสำคัญรับเงินหรือใบสำคัญจ่าย ใช้แทนใบกำกับภาษีได้หรือไม่?

ใช้แทนไม่ได้

ใบสำคัญรับเงินและใบสำคัญจ่ายเป็นหลักฐานเกี่ยวกับการรับและจ่ายเงิน แต่ไม่ใช่ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปโดยอัตโนมัติ

หากกิจการจดทะเบียน VAT และต้องการนำ VAT ที่จ่ายไปเป็นภาษีซื้อ ต้องมีใบกำกับภาษีหรือเอกสารที่กฎหมายรับรอง พร้อมข้อมูลถูกต้องตามหลักเกณฑ์ การมีเพียงใบสำคัญรับเงิน สลิปโอน หรือใบสำคัญจ่ายไม่เพียงพอสำหรับใช้เป็นภาษีซื้อ

ดังนั้นควรแยกให้ชัดระหว่าง

หลักฐานว่าจ่ายเงินจริง
หลักฐานสำหรับบันทึกค่าใช้จ่าย
เอกสารสำหรับสิทธิภาษีซื้อ VAT

เอกสารหนึ่งฉบับอาจตอบได้เพียงบางเรื่อง ไม่ได้ใช้แทนเอกสารทุกประเภท

มีใบสำคัญแล้ว ค่าใช้จ่ายหักภาษีได้ทันทีหรือไม่?

ยังสรุปไม่ได้จากเอกสารเพียงฉบับเดียว

รายจ่ายต้องเกิดขึ้นจริง เกี่ยวข้องกับกิจการ มีจำนวนสมเหตุสมผล อยู่ในรอบบัญชีที่ถูกต้อง และไม่เข้าลักษณะรายจ่ายต้องห้าม การทำใบสำคัญจ่ายหรือใบสำคัญรับเงินขึ้นมาไม่ได้เปลี่ยนค่าใช้จ่ายส่วนตัวหรือรายการที่ไม่มีอยู่จริงให้กลายเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

กิจการจึงควรมี “ชุดหลักฐาน” ที่สามารถเชื่อมโยงได้ว่า

ทำไมต้องจ่าย → จ่ายให้ใคร → ได้รับสินค้าหรือบริการอะไร → ใครอนุมัติ → จ่ายด้วยวิธีใด → เกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร

เช็กลิสต์เอกสารก่อนบันทึกรายการจ่าย

ก่อนส่งเอกสารให้นักบัญชี ลองตรวจสอบดังนี้

ผู้รับเงินมีชื่อและตัวตนชัดเจนหรือไม่
มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขบัตรประชาชนหรือไม่
ระบุสินค้าหรือบริการอย่างชัดเจนหรือไม่
วันที่ในเอกสารตรงกับวันที่เกิดรายการหรือไม่
จำนวนเงินตรงกับหลักฐานโอนหรือเงินสดที่จ่ายหรือไม่
ผู้รับเงินจริงลงชื่อในใบสำคัญรับเงินหรือไม่
ใบสำคัญจ่ายได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจหรือยัง
มีสัญญา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ หรือหลักฐานรับงานหรือไม่
รายการต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่
หากมี VAT ได้รับใบกำกับภาษีที่ถูกต้องหรือไม่
หากพนักงานสำรองจ่าย มีใบขอเบิกและหลักฐานประกอบหรือไม่
เอกสารทุกฉบับสามารถเชื่อมโยงเป็นรายการเดียวกันได้หรือไม่

ข้อควรระวังที่เจ้าของธุรกิจมักพลาด

ให้พนักงานลงชื่อเป็นผู้รับเงินแทนผู้ขาย

ผู้ลงชื่อในใบสำคัญรับเงินควรเป็นผู้ที่ได้รับเงินจริง หากติดต่อผู้รับไม่ได้ ควรพิจารณาใช้ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน พร้อมรายละเอียดและการอนุมัติ ไม่ควรสร้างข้อมูลผู้รับเงินขึ้นมาเอง

มีเพียงสลิปโอนเงินแล้วคิดว่าเพียงพอ

สลิปยืนยันว่าเงินออกจากบัญชี แต่ไม่ได้อธิบายว่าจ่ายค่าอะไร ได้รับสินค้าหรือบริการจริงหรือไม่ และเกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร

ใช้ใบสำคัญจ่ายแทนใบเสร็จทุกกรณี

ใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารภายใน ไม่ได้แทนเอกสารจากผู้รับเงินในทุกกรณี หากสามารถขอใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีได้ ควรขอเอกสารที่ถูกต้องจากผู้ขายก่อน

ลืมตรวจภาษีหัก ณ ที่จ่าย

การมีใบสำคัญรับเงินไม่ได้ยกเว้นหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องพิจารณาประเภทเงินได้ ผู้จ่าย ผู้รับ และเงื่อนไขการจ่ายแยกต่างหาก

คิดว่าใบสำคัญรับเงินใช้เคลม VAT ได้

ใบสำคัญรับเงินยืนยันการรับเงิน แต่ไม่ใช่ใบกำกับภาษี จึงไม่ควรนำ VAT มาเป็นภาษีซื้อโดยไม่มีเอกสารที่กฎหมายกำหนด

คำถามที่พบบ่อย

1. ใบสำคัญรับเงินใครเป็นคนจัดทำ?

กิจการผู้จ่ายอาจเตรียมแบบฟอร์มให้ แต่ข้อมูลต้องเป็นของผู้รับเงินจริง และผู้รับเงินต้องตรวจสอบพร้อมลงลายมือชื่อยืนยันการรับเงิน

2. ใบสำคัญจ่ายต้องให้ผู้รับเงินลงชื่อหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับระบบและหลักฐานประกอบ หากเป็นการจ่ายเงินสด ควรมีลายมือชื่อผู้รับเงิน ส่วนการโอนผ่านธนาคารควรแนบหลักฐานโอนและข้อมูลผู้รับให้ตรวจสอบได้ โดยกรมสรรพากรแนะนำให้ใบสำคัญจ่ายระบุข้อมูลผู้รับ รายการ จำนวนเงิน การอนุมัติ และแนบหลักฐานการจ่าย

3. ใบสำคัญรับเงินกับใบเสร็จรับเงินเหมือนกันหรือไม่?

ไม่เหมือนกันเสียทีเดียว ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการออกตามระบบของตน ส่วนใบสำคัญรับเงินมักใช้ในกรณีที่ผู้รับไม่สามารถออกใบเสร็จได้ แต่ยอมลงชื่อยืนยันการรับเงิน

4. ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงินต่างจากใบสำคัญรับเงินอย่างไร?

ใบสำคัญรับเงินมีผู้รับเงินจริงลงชื่อ ส่วนใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงินมักให้พนักงานหรือผู้จ่ายรับรองว่าได้จ่ายเงินจริงในกรณีที่ไม่สามารถขอใบเสร็จและไม่สามารถให้ผู้รับลงชื่อได้

5. มีสลิปโอนเงิน ต้องทำใบสำคัญรับเงินอีกหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับเอกสารอื่นที่มี หากมีสัญญา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และรายละเอียดผู้รับครบ อาจไม่จำเป็นต้องทำซ้ำ แต่หากผู้รับไม่มีหลักฐานรับเงิน ใบสำคัญรับเงินจะช่วยยืนยันตัวผู้รับและวัตถุประสงค์ของการจ่ายได้ชัดเจนขึ้น

6. ใบสำคัญรับเงินต้องติดอากรแสตมป์หรือไม่?

ต้องพิจารณาลักษณะของเอกสารและธุรกรรมตามข้อเท็จจริง ไม่ควรสรุปจากชื่อแบบฟอร์มเพียงอย่างเดียว เพราะหน้าที่อากรแสตมป์ขึ้นอยู่กับลักษณะตราสาร ผู้มีหน้าที่ออกใบรับ และเงื่อนไขตามประมวลรัษฎากร

7. เอกสารทั้งสองชนิดจัดทำเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่?

กิจการสามารถจัดทำระบบเอกสารภายในทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ควรมีข้อมูลครบ ตรวจสอบผู้จัดทำ ผู้อนุมัติ และหลักฐานการลงนามหรือยืนยันตัวตนได้ ส่วนเอกสารภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามระบบและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

สรุป: เอกสารรับเงินยืนยันผู้รับ เอกสารจ่ายเงินควบคุมผู้จ่าย

ใบสำคัญรับเงินและใบสำคัญจ่ายเงินไม่ได้เป็นเอกสารเดียวกัน

ใบสำคัญรับเงิน ใช้ยืนยันจากฝั่งผู้รับว่าได้รับเงินแล้ว
ใบสำคัญจ่ายเงิน ใช้ควบคุมและบันทึกการจ่ายจากฝั่งกิจการ
การจ่ายหนึ่งรายการอาจมีทั้งสองเอกสารร่วมกัน
ทั้งสองเอกสารไม่ใช้แทนใบกำกับภาษี
มีเอกสารแล้วไม่ได้หมายความว่ารายจ่ายจะหักภาษีได้ทันที ต้องดูธุรกรรมจริงและหลักฐานทั้งหมดประกอบ

การจัดเอกสารที่ดีไม่จำเป็นต้องซับซ้อน เพียงทำให้ทุกการจ่ายตอบได้ว่า จ่ายอะไร จ่ายให้ใคร จ่ายเมื่อไร ใครอนุมัติ และมีหลักฐานใดพิสูจน์ได้บ้าง

ทั้งนี้ การเลือกใช้เอกสาร การหักภาษี ณ ที่จ่าย การรับรู้ค่าใช้จ่าย และสิทธิภาษีซื้อ อาจแตกต่างกันตามรูปแบบธุรกิจ ประเภทเงินได้ สัญญา วิธีชำระเงิน สถานะ VAT และข้อเท็จจริงของแต่ละกรณี ควรให้ผู้ทำบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบก่อนนำไปใช้กับรายการสำคัญ

ให้สกุลณาการบัญชีช่วยวางระบบเอกสารรับ–จ่ายให้ธุรกิจ

หากธุรกิจของคุณมีเอกสารหลายแบบ ไม่แน่ใจว่าควรใช้ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่าย หรือใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน และกังวลว่าเอกสารที่มีจะเพียงพอต่อการบันทึกบัญชีหรือไม่

สกุลณาการบัญชี พร้อมช่วยตรวจเอกสาร วางขั้นตอนอนุมัติการจ่าย และจัดระบบหลักฐานให้ค้นหาและตรวจสอบได้ง่ายขึ้น ในฐานะ คู่คิดหลังบ้านของเจ้าของธุรกิจ

เพราะเราเชื่อว่า บัญชีไม่ได้น่ากลัว ถ้ามีคนอธิบายให้เข้าใจ

🌐 Website: www.sakunnaaccounting.com
💙 Facebook: fb.com/sakunna.accounting

ใบสำคัญรับเงินและใบสำคัญจ่ายเงินต่างกันอย่างไร? ใช้ตอนไหนให้เอกสารครบ