“มีสลิปโอนเงิน ใช้ลงบัญชีได้ไหม”
“ซื้อของมาใช้ในบริษัท แต่ร้านค้าไม่ออกใบเสร็จ ต้องทำอย่างไร”
“มีใบเสร็จแล้ว หมายความว่าใช้ลดภาษีได้เลยหรือไม่”
คำถามเหล่านี้เป็นเรื่องที่เจ้าของธุรกิจพบอยู่เป็นประจำ โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็ก ร้านค้าออนไลน์ และบริษัทที่มีเจ้าของกิจการเป็นผู้ซื้อของหรือสำรองจ่ายด้วยตัวเอง
หลายคนเข้าใจว่าเพียงมีเอกสารสักหนึ่งฉบับก็เพียงพอ แต่ในความเป็นจริงต้องพิจารณามากกว่านั้น เพราะเอกสารฉบับเดียวกันอาจใช้ประกอบการบันทึกบัญชีได้ แต่ไม่เพียงพอสำหรับการใช้เป็นรายจ่ายทางภาษี หรือไม่สามารถนำภาษีซื้อมาหักออกจากภาษีขายได้
การจัดเอกสารรายจ่ายที่ดีจึงไม่ใช่เพียงการเก็บกระดาษทุกใบไว้ในแฟ้ม แต่ต้องทำให้เห็นเส้นทางของรายการอย่างชัดเจนว่า บริษัทซื้ออะไร รับบริการอะไร จ่ายให้ใคร จำนวนเท่าไร และรายการนั้นเกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างไร
บทความนี้จะช่วยแยกให้เข้าใจว่าเอกสารรายจ่ายแต่ละประเภททำหน้าที่อะไร เอกสารแบบไหนควรมี และควรจัดหลักฐานอย่างไรเมื่อต้องจ่ายเงินให้ผู้รับที่ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้
เอกสารใช้ลงบัญชี ใช้หักภาษี และใช้ภาษีซื้อ ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน
ก่อนพิจารณาว่าเอกสารฉบับใด “ใช้ได้” เจ้าของธุรกิจควรแยกคำถามออกเป็น 3 เรื่อง
1. ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีได้หรือไม่
นักบัญชีต้องพิจารณาว่ารายการเกิดขึ้นจริงหรือไม่ บริษัทได้รับสินค้าหรือบริการอะไร มูลค่าเท่าไร เกิดขึ้นเมื่อใด และควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย ทรัพย์สิน สินค้าคงเหลือ หรือรายการประเภทอื่น
พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดให้ผู้ทำบัญชีจัดทำบัญชีตามความเป็นจริงและมีเอกสารประกอบการลงบัญชีที่ถูกต้องครบถ้วน เอกสารจึงต้องมีข้อมูลเพียงพอให้ตรวจสอบได้ว่าเกิดรายการอะไรขึ้นจริง
2. ใช้เป็นรายจ่ายในการคำนวณภาษีได้หรือไม่
ค่าใช้จ่ายบางรายการบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในบัญชีได้ แต่กฎหมายภาษีไม่อนุญาตให้นำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิ เช่น รายจ่ายส่วนตัว รายจ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ หรือรายจ่ายที่ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน รายการเหล่านี้เรียกว่า “รายจ่ายต้องห้ามทางภาษี”
3. ใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อได้หรือไม่
สำหรับกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การจะนำ VAT ที่ถูกเรียกเก็บมาหักออกจากภาษีขาย โดยทั่วไปต้องมีใบกำกับภาษีที่ถูกต้องและรายการสำคัญครบถ้วน หากไม่มีใบกำกับภาษี หรือใบกำกับภาษีไม่สมบูรณ์ในสาระสำคัญ ภาษีซื้อนั้นอาจนำมาหักไม่ได้
ดังนั้น คำว่า “ใช้ลงบัญชีได้” ไม่ได้แปลว่า “ลดภาษีได้ทั้งหมด” และไม่ได้แปลว่า “ใช้ VAT ได้” โดยอัตโนมัติ
หลักสำคัญของรายจ่ายที่มีเอกสารรองรับ
ก่อนดูชื่อเอกสาร ให้ตรวจสอบเนื้อหาของรายการตามหลักสำคัญต่อไปนี้
รายการต้องเกิดขึ้นจริง
บริษัทต้องได้รับสินค้าหรือบริการจริง ไม่ใช่รายการที่จัดทำขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายหรือไม่มีประโยชน์ตอบแทน เพราะรายจ่ายที่กำหนดขึ้นเองโดยไม่มีรายการจริงเป็นรายจ่ายต้องห้ามทางภาษี
รายจ่ายต้องเกี่ยวข้องกับกิจการ
ค่าใช้จ่ายควรมีเหตุผลเชื่อมโยงกับการสร้างรายได้ การขายสินค้า การให้บริการ การบริหาร หรือการดำเนินงานของบริษัท รายจ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการหากำไรหรือวัตถุประสงค์ของกิจการอาจไม่สามารถใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีได้
ตัวอย่างเช่น
- ค่าบรรจุภัณฑ์ของร้านค้าออนไลน์ เกี่ยวข้องกับการขายสินค้า
- ค่าโปรแกรมบัญชี เกี่ยวข้องกับการบริหารกิจการ
- ค่าเดินทางไปพบลูกค้า อาจเกี่ยวข้องกับการหารายได้
- ค่าอาหารส่วนตัวของครอบครัวเจ้าของบริษัท โดยไม่มีเหตุผลทางธุรกิจ ไม่ใช่รายจ่ายของบริษัท
ต้องระบุได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน
เอกสารควรมีข้อมูลผู้ขายหรือผู้รับเงิน เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขประจำตัวประชาชนตามความเหมาะสม วันที่จ่าย รายการ และจำนวนเงิน
กรมสรรพากรอธิบายว่า หากบริษัทมีหลักฐานระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชน วันที่ จำนวนเงิน รายการที่จ่าย และลายมือชื่อผู้รับเงิน จนพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ รายจ่ายนั้นจะไม่ติดข้อห้ามเพียงเพราะผู้รับไม่ได้ออกใบเสร็จตามปกติ อย่างไรก็ตาม ยังต้องผ่านเงื่อนไขด้านอื่นด้วย
เอกสารต้องเชื่อมโยงกันได้
เอกสารที่ดีควรทำให้ตรวจสอบย้อนกลับได้ตั้งแต่
- ใครขอซื้อหรือขอใช้บริการ
- ใครอนุมัติ
- บริษัทได้รับอะไร
- ผู้ขายเรียกเก็บเงินเท่าไร
- บริษัทจ่ายเงินให้ใคร
- ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่
- รายการถูกบันทึกเข้าบัญชีอย่างไร
ไม่จำเป็นต้องมีเอกสารทุกชนิดในทุกรายการ แต่เอกสารที่มีต้องเพียงพอกับมูลค่า ความเสี่ยง และลักษณะของรายการนั้น
เอกสารรายจ่ายประเภทใดใช้ประกอบบัญชีธุรกิจได้
กรมสรรพากรแบ่งเอกสารประกอบการลงบัญชีเป็นเอกสารที่จัดทำโดยบุคคลภายนอก เอกสารที่กิจการออกให้บุคคลภายนอก และเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ภายใน โดยทั่วไปเอกสารเหล่านี้สามารถประกอบรายจ่ายทางภาษีได้ หากรายการเป็นจริง เกี่ยวข้องกับกิจการ และไม่เข้าข่ายรายจ่ายต้องห้าม
1. ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
สำหรับผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่จดทะเบียน VAT เอกสารที่กิจการควรขอคือ “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” หรือใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป พร้อมหลักฐานการชำระเงิน
ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปควรมีข้อมูลสำคัญ เช่น
- คำว่า “ใบกำกับภาษี”
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
- เลขที่เอกสาร
- วันที่ออกเอกสาร
- รายละเอียดสินค้า หรือบริการ
- มูลค่าก่อน VAT
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มแยกจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ
รายการสำคัญต้องครบตามหลักเกณฑ์ จึงจะใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อได้อย่างเหมาะสม
ก่อนซื้อ ควรแจ้งผู้ขายให้ใช้ข้อมูลของบริษัทอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
2. ใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายที่ไม่ได้จด VAT
ผู้ขายที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT จะไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ แต่สามารถออกใบเสร็จรับเงินหรือใบรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานการขายและการรับชำระเงิน
ใบเสร็จควรระบุอย่างน้อยว่า
- ใครเป็นผู้ขายหรือผู้ให้บริการ
- ใครเป็นผู้ซื้อ
- วันที่ออกเอกสาร
- ขายสินค้าหรือให้บริการอะไร
- จำนวนเงินเท่าไร
- ผู้รับเงินลงชื่อหรือมีวิธีรับรองเอกสารอย่างไร
เอกสารดังกล่าวอาจใช้ประกอบการบันทึกบัญชีและพิจารณาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ หากรายการเกิดขึ้นจริงและเกี่ยวข้องกับกิจการ แต่จะไม่มีภาษีซื้อให้บริษัทนำไปหัก เพราะผู้ขายไม่ได้เรียกเก็บ VAT ตามระบบ
3. ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล
ใบแจ้งหนี้แสดงว่าผู้ขายเรียกเก็บเงินจากบริษัท ส่วนใบวางบิลใช้รวบรวมรายการเพื่อขอรับชำระเงิน เอกสารเหล่านี้ช่วยยืนยันจำนวนหนี้และรายละเอียดที่ต้องชำระ
ในระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง บริษัทอาจบันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้ก่อนจ่ายเงินจริงได้ หากได้รับสินค้าหรือบริการแล้วและมีหลักฐานเพียงพอ แต่ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลเพียงอย่างเดียวยังไม่ใช่หลักฐานว่าผู้ขายได้รับเงินแล้ว
เมื่อชำระเงินจึงควรมีหลักฐานเพิ่มเติม เช่น
- ใบเสร็จรับเงิน
- สลิปโอนเงิน
- สำเนาเช็ค
- รายการเดินบัญชี
- ใบสำคัญจ่าย
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หากมีหน้าที่หัก
4. ใบส่งของ ใบรับสินค้า และใบตรวจรับงาน
เอกสารกลุ่มนี้ใช้พิสูจน์ว่าบริษัทได้รับสินค้าหรือบริการจริง เช่น
- ใบส่งสินค้า
- ใบรับสินค้า
- ใบตรวจรับงาน
- รายงานส่งมอบงาน
- รายงานความคืบหน้า
- ภาพถ่ายก่อนและหลังทำงาน
- อีเมลยืนยันการส่งมอบ
- หลักฐานอนุมัติงานในระบบออนไลน์
สำหรับงานบริการ เช่น ออกแบบเว็บไซต์ ทำโฆษณา ซ่อมเครื่องจักร หรือพัฒนาระบบ ใบตรวจรับงานและหลักฐานส่งมอบมีความสำคัญ เพราะใบแจ้งหนี้แสดงเพียงการเรียกเก็บเงิน แต่ไม่ได้ยืนยันว่าบริษัทได้รับผลงานตามข้อตกลงแล้ว
5. สัญญา ใบเสนอราคา และใบสั่งซื้อ
เอกสารเหล่านี้ช่วยอธิบายที่มาของรายการและเงื่อนไขทางธุรกิจ เช่น
- ซื้อหรือจ้างอะไร
- ราคาตกลงกันเท่าไร
- ส่งมอบเมื่อใด
- ใครรับผิดชอบค่าใช้จ่าย
- ชำระเป็นงวดหรือครั้งเดียว
- มีค่าบริการหรือค่าติดตั้งแยกต่างหากหรือไม่
อย่างไรก็ตาม ใบเสนอราคาเพียงฉบับเดียวไม่ใช่หลักฐานว่าบริษัทได้รับสินค้าหรือจ่ายเงินแล้ว จึงควรเก็บร่วมกับใบแจ้งหนี้ ใบส่งมอบ และหลักฐานการชำระเงิน
6. หลักฐานการชำระเงิน
หลักฐานการจ่ายเงิน ได้แก่
- สลิปโอนเงิน
- รายการเดินบัญชีธนาคาร
- สำเนาเช็ค
- หลักฐานตัดบัตรเครดิต
- รายการชำระผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์
- หลักฐานชำระเงินจากแพลตฟอร์ม
กรมสรรพากรแนะนำว่า ในกรณีเอกสารรับเงินไม่สมบูรณ์ กิจการควรจัดทำใบสำคัญจ่ายและแนบหลักฐาน เช่น สำเนาเช็คที่ระบุผู้รับ หรือหลักฐานการโอนเงินผ่านธนาคาร เพื่อช่วยพิสูจน์เส้นทางการชำระเงิน
แต่สลิปโอนเงินเพียงอย่างเดียวมักยังไม่เพียงพอ เพราะอาจไม่แสดงว่าเงินที่โอนไปเป็นค่าอะไร บริษัทได้รับสินค้าหรือบริการจริงหรือไม่ และเหตุใดรายจ่ายนั้นจึงเกี่ยวข้องกับกิจการ
7. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เอกสารรายจ่ายในปัจจุบันอาจอยู่ในรูปแบบดิจิทัล เช่น
- e-Tax Invoice
- e-Receipt
- ใบแจ้งหนี้ PDF
- ใบเสร็จจากแอปพลิเคชัน
- อีเมลยืนยันคำสั่งซื้อ
- รายงานค่าธรรมเนียมจากแพลตฟอร์ม
- รายงานการชำระเงินออนไลน์
ควรเก็บไฟล์ต้นฉบับที่ได้รับจากผู้ขาย ไม่ควรเก็บเพียงภาพหน้าจอเมื่อสามารถดาวน์โหลดเอกสารฉบับเต็มได้ และควรตั้งชื่อไฟล์ให้เชื่อมโยงกับผู้ขาย วันที่ และรายการบัญชีได้ง่าย
ไม่มีใบเสร็จรับเงิน ต้องจัดเอกสารอย่างไร
การไม่มีใบเสร็จไม่ได้หมายความว่าต้องทิ้งรายจ่ายนั้นทันที แต่กิจการต้องจัดหลักฐานทดแทนให้เพียงพอ และต้องยอมรับว่าความเสี่ยงจะสูงกว่าเอกสารที่ออกโดยผู้ขายตามปกติ
กรมสรรพากรแนะนำเอกสารที่ใช้ได้ตามสถานการณ์ ได้แก่ ใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน และใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน
ใบสำคัญรับเงิน
ใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินตามระบบได้ แต่ยินยอมลงลายมือชื่อรับเงิน
ควรมีข้อมูลอย่างน้อย ได้แก่
- ชื่อและข้อมูลของผู้รับเงิน
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขประจำตัวประชาชนตามความเหมาะสม
- วันที่รับเงิน
- รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
- จำนวนเงิน
- ชื่อผู้จ่ายเงิน
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน
- หลักฐานการชำระเงิน
กรมสรรพากรเคยวินิจฉัยว่า ใบสำคัญจ่ายที่ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชน วันที่ จำนวนเงิน รายการ และมีลายมือชื่อผู้รับเงิน สามารถใช้เป็นเอกสารประกอบรายจ่ายได้ เมื่อพิสูจน์ผู้รับเงินและข้อเท็จจริงของรายการได้
ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน
ใช้ในกรณีที่กิจการหรือพนักงานจ่ายค่าสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ด แต่ไม่สามารถขอใบเสร็จหรือให้ผู้รับลงชื่อในใบสำคัญรับเงินได้ โดยให้ผู้ที่จ่ายเงินจริงรับรองรายการนั้น
ควรระบุว่า
- จ่ายวันที่ใด
- จ่ายให้ใคร
- จ่ายค่าอะไร
- เหตุใดจึงไม่มีใบเสร็จ
- จำนวนเงินเท่าไร
- รายการเกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างไร
- ผู้จ่ายและผู้อนุมัติเป็นใคร
เอกสารนี้ควรใช้เป็นกรณียกเว้น ไม่ควรใช้เป็นวิธีประจำสำหรับผู้ขายรายเดิม เพราะหากบริษัทซื้อจากร้านเดิมทุกเดือน แต่ไม่มีหลักฐานจากผู้รับเงินเลย ความน่าเชื่อถือของรายการจะลดลง
ใบสำคัญจ่าย
ใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารภายใน ใช้รวบรวมและอนุมัติการจ่ายเงิน โดยควรแนบเอกสารประกอบทั้งหมด เช่น
- ใบเสนอราคา
- ใบแจ้งหนี้
- ใบส่งของหรือใบตรวจรับ
- ใบเสร็จหรือใบสำคัญรับเงิน
- สลิปโอนเงิน
- หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
- เอกสารอนุมัติรายการ
ใบสำคัญจ่ายที่บริษัทจัดทำเองไม่ได้ทำให้รายจ่ายถูกต้องโดยอัตโนมัติ หากไม่มีหลักฐานว่ารายการเกิดขึ้นจริงหรือไม่สามารถพิสูจน์ผู้รับเงินได้
กรณีรายจ่ายที่พบบ่อยในธุรกิจ
พนักงานหรือกรรมการสำรองจ่าย
กรณีบุคคลในบริษัทจ่ายเงินส่วนตัวไปก่อน ควรจัดทำเอกสารเบิกคืน โดยมี
- ใบขอเบิกค่าใช้จ่าย
- ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี
- รายละเอียดวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
- หลักฐานที่พนักงานหรือกรรมการจ่ายเงินจริง
- หลักฐานที่บริษัทคืนเงินให้ผู้สำรองจ่าย
- ผู้อนุมัติรายการ
ทางที่ดี ใบกำกับภาษีควรออกเป็นชื่อบริษัท แม้ผู้ชำระเงินในขณะนั้นจะเป็นกรรมการหรือพนักงานก็ตาม
หากเอกสารออกเป็นชื่อบุคคล บริษัทอาจต้องใช้หลักฐานเพิ่มเติมเพื่อพิสูจน์ว่าเป็นรายจ่ายของกิจการจริง แต่ไม่ควรสรุปว่าภาษีซื้อในเอกสารนั้นใช้ได้โดยอัตโนมัติ ควรขอให้ผู้ขายแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องก่อน
ซื้อสินค้าหรืออุปกรณ์จากร้านค้าออนไลน์
ควรเก็บเอกสารเป็นชุด ได้แก่
- รายละเอียดคำสั่งซื้อ
- ชื่อร้านค้าหรือผู้ขาย
- รายละเอียดสินค้า
- วันที่สั่งซื้อ
- ยอดสินค้า ค่าขนส่ง และส่วนลด
- ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีจากผู้ขาย
- หลักฐานชำระเงิน
- หลักฐานการจัดส่งและรับสินค้า
- ภาพสินค้าหรือเอกสารรับเข้า หากเป็นรายการสำคัญ
ใบยืนยันคำสั่งซื้อจากแพลตฟอร์มช่วยอธิบายรายการได้ แต่หากต้องการใช้ภาษีซื้อ บริษัทควรขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปจากผู้ขายที่เป็นผู้ประกอบการจด VAT ไม่ใช่ใช้เพียงใบกำกับภาษีอย่างย่อหรือหน้าสรุปคำสั่งซื้อ เพราะภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีอย่างย่อไม่สามารถนำไปหักออกจากภาษีขายได้
จ่ายค่าจ้างฟรีแลนซ์หรือบุคคลธรรมดา
ควรมีเอกสาร เช่น
- ข้อตกลงหรือสัญญาจ้าง
- รายละเอียดขอบเขตงาน
- ใบส่งมอบงาน
- ใบสำคัญรับเงินหรือใบรับเงิน
- หลักฐานการโอนเงิน
- สำเนาข้อมูลระบุตัวผู้รับเท่าที่จำเป็น
- หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย หากรายการอยู่ในบังคับต้องหัก
- หลักฐานยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย
ตัวอย่างเช่น บริษัทจ้างฟรีแลนซ์ออกแบบโลโก้ ไม่ควรมีเพียงสลิปโอนเงิน แต่ควรมีขอบเขตงาน ไฟล์งานที่ส่งมอบ ใบสำคัญรับเงิน และเอกสารภาษีที่เกี่ยวข้อง
ค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภคที่ไม่ใช่ชื่อบริษัท
กรณีเช่าสถานที่และใบแจ้งค่าไฟฟ้าหรือค่าน้ำประปายังเป็นชื่อเจ้าของอาคาร ควรมีสัญญาเช่าที่ระบุว่าผู้เช่ามีหน้าที่ชำระค่าใช้จ่ายเหล่านี้ พร้อมหลักฐานการชำระเงินและการใช้สถานที่ของบริษัท
กรมสรรพากรแนะนำว่า ควรติดต่อผู้ให้บริการเพื่อเพิ่มข้อมูลว่าบริษัทเป็นผู้ชำระค่าบริการ และเก็บสัญญาเช่ากับหลักฐานการจ่ายไว้ประกอบ
รายจ่ายที่ใช้ร่วมกันระหว่างธุรกิจกับส่วนตัว
ตัวอย่างเช่น
- บ้านพักใช้เป็นสำนักงานบางส่วน
- รถยนต์ใช้ทั้งพบลูกค้าและใช้ส่วนตัว
- โทรศัพท์และอินเทอร์เน็ตใช้ร่วมกัน
- สมาชิกในครอบครัวใช้บัตรบริษัทซื้อสินค้า
บริษัทควรกำหนดวิธีแบ่งสัดส่วนที่อธิบายได้ เช่น พื้นที่ใช้งาน ระยะทาง บันทึกการเดินทาง จำนวนผู้ใช้งาน หรือรายละเอียดการโทร และบันทึกเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
ไม่ควรนำค่าใช้จ่ายทั้งหมดมาลงเป็นของบริษัทโดยไม่มีหลักฐานแบ่งสัดส่วน เพราะรายจ่ายส่วนตัวเป็นรายจ่ายต้องห้ามทางภาษี
ค่าบริการจากต่างประเทศ
ควรเก็บอย่างน้อย ได้แก่
- Invoice จากผู้ให้บริการ
- หลักฐานการสมัครหรือสัญญา
- รายละเอียดบริการและช่วงเวลาที่ใช้
- หลักฐานตัดบัตรหรือโอนเงิน
- อีเมลหรือรายงานการใช้งาน
- หลักฐานว่าบริการนั้นใช้ในธุรกิจ
รายการจากต่างประเทศอาจมีหน้าที่เกี่ยวกับภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่มเพิ่มเติม ขึ้นอยู่กับประเภทบริการ ประเทศของผู้รับเงิน และการนำบริการมาใช้ในประเทศไทย จึงควรพิจารณาตามข้อเท็จจริงของแต่ละธุรกิจ
สิ่งที่เจ้าของธุรกิจมักเข้าใจผิด
“มีสลิปโอนเงินก็ใช้เป็นค่าใช้จ่ายได้แล้ว”
สลิปยืนยันว่ามีเงินออกจากบัญชี แต่ไม่ยืนยันครบว่าเงินนั้นจ่ายค่าอะไร บริษัทได้รับอะไร และผู้รับเงินเป็นผู้ประกอบการจริงหรือไม่ จึงควรแนบเอกสารอื่นประกอบ
“ใบแจ้งหนี้คือใบเสร็จรับเงิน”
ใบแจ้งหนี้แสดงยอดที่ต้องชำระ ส่วนใบเสร็จแสดงว่าผู้ขายได้รับชำระเงินแล้ว เอกสารทั้งสองทำหน้าที่ไม่เหมือนกัน
“ไม่มีใบกำกับภาษี แปลว่าลงบัญชีไม่ได้”
ไม่เสมอไป หากผู้ขายไม่ได้จด VAT บริษัทอาจใช้ใบเสร็จหรือเอกสารรับเงินประเภทอื่นประกอบบัญชีได้ เพียงแต่ไม่มีภาษีซื้อให้นำไปหัก
“ทำใบรับรองแทนใบเสร็จเองก็จบ”
ใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงินเป็นเพียงหนึ่งในหลักฐาน ควรมีหลักฐานอื่น เช่น รายละเอียดผู้ขาย ภาพสินค้า หลักฐานการโอน การอนุมัติ และเหตุผลที่ขอใบเสร็จไม่ได้
“ใบเสร็จทุกใบเป็นรายจ่ายบริษัทได้”
แม้มีใบเสร็จ แต่ถ้าเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ หรือพิสูจน์เหตุผลทางธุรกิจไม่ได้ ก็อาจไม่ใช่รายจ่ายทางภาษีของบริษัท
“มี VAT ในเอกสารจึงนำมาเป็นภาษีซื้อได้เสมอ”
ต้องตรวจว่าเอกสารเป็นใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปหรือไม่ ข้อมูลถูกต้องหรือไม่ และรายการนั้นเป็นภาษีซื้อที่กฎหมายอนุญาตให้นำมาหักหรือไม่
ตัวอย่างการจัดเอกสารรายจ่ายแบบเข้าใจง่าย
ตัวอย่างที่ 1 ร้านค้าออนไลน์ซื้อกล่องจากร้านค้ารายย่อย
ร้านค้าออนไลน์ซื้อกล่องบรรจุสินค้าจากร้านที่ไม่ได้จด VAT จำนวน 3,000 บาท
เอกสารที่ควรมี ได้แก่
- ใบเสร็จรับเงินจากร้านค้า
- รายละเอียดชนิดและจำนวนกล่อง
- หลักฐานการโอนเงิน
- ใบรับสินค้า
- ใบสำคัญจ่ายของกิจการ
รายการนี้อาจใช้ประกอบต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายได้ หากใช้สำหรับแพ็กสินค้าของร้านจริง แต่ไม่มีภาษีซื้อให้ใช้ เนื่องจากผู้ขายไม่ได้จด VAT
ตัวอย่างที่ 2 เจ้าของบริษัทออกค่าโรงแรมไปก่อน
กรรมการเดินทางไปพบลูกค้าและชำระค่าโรงแรมด้วยบัตรส่วนตัว
เอกสารที่ควรมี ได้แก่
- ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีชื่อบริษัท
- หลักฐานการจอง
- วัตถุประสงค์การเดินทาง
- รายชื่อลูกค้าหรืองานที่เกี่ยวข้อง
- หลักฐานตัดบัตรของกรรมการ
- ใบเบิกค่าใช้จ่าย
- หลักฐานบริษัทคืนเงินให้กรรมการ
หากเอกสารโรงแรมออกเป็นชื่อบุคคล ควรขอแก้ไขเป็นชื่อบริษัทก่อนออกจากที่พักหรือรีบติดต่อภายหลัง
ตัวอย่างที่ 3 จ้างช่างซ่อมร้านแต่ช่างไม่มีใบเสร็จ
บริษัทจ้างช่างอิสระซ่อมระบบไฟฟ้า ช่างไม่สามารถออกใบเสร็จได้ แต่ยินยอมลงชื่อรับเงิน
ควรมี
- ใบเสนอราคาหรือรายละเอียดงาน
- ภาพก่อนและหลังซ่อม
- ใบตรวจรับงาน
- ใบสำคัญรับเงินที่ช่างลงชื่อ
- ข้อมูลผู้รับเงิน
- หลักฐานการโอนเงิน
- เอกสารหัก ณ ที่จ่ายตามหน้าที่ของบริษัท
ตัวอย่างที่ 4 ซื้ออุปกรณ์เล็กน้อยด้วยเงินสดแต่ไม่ได้รับใบเสร็จ
พนักงานซื้ออุปกรณ์ทำความสะอาดจากร้านเล็ก ๆ และไม่สามารถขอใบเสร็จได้
ควรจัดทำใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน ระบุชื่อร้าน วันที่ รายการ จำนวนเงิน เหตุผลที่ไม่มีใบเสร็จ พร้อมภาพสินค้าและการอนุมัติจากผู้รับผิดชอบ
แต่หากซื้อร้านเดิมเป็นประจำ ควรเปลี่ยนไปซื้อจากผู้ขายที่ออกเอกสารได้ หรือขอให้ร้านลงชื่อในใบสำคัญรับเงิน เพื่อให้หลักฐานมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
ข้อควรระวังเกี่ยวกับเอกสารรายจ่าย
- อย่ารวมรายจ่ายส่วนตัวกับรายจ่ายบริษัท
- อย่าแก้ไขจำนวนเงินหรือรายละเอียดบนใบเสร็จเอง
- อย่าจัดทำเอกสารย้อนหลังโดยไม่มีรายการจริง
- ตรวจชื่อและข้อมูลบริษัทก่อนให้ผู้ขายออกใบกำกับภาษี
- ระบุวัตถุประสงค์ของรายจ่ายที่ไม่เห็นความเกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างชัดเจน
- จัดทำเอกสารหัก ณ ที่จ่ายให้ครบเมื่อรายการอยู่ในบังคับ
- ใบเสร็จกระดาษความร้อนควรสแกนเก็บก่อนข้อความเลือน
- อย่าเก็บเพียงภาพหน้าจอ หากสามารถดาวน์โหลดไฟล์ต้นฉบับได้
- ไม่ควรจ่ายเงินสดจำนวนสูงโดยไม่มีผู้รับเงินลงชื่อ
- ตรวจว่าผู้รับเงินประกอบกิจการจริง ไม่ใช่บุคคลที่ถูกนำชื่อมาใช้แทน
- เอกสารภายในควรมีผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ และผู้อนุมัติแยกกันตามความเหมาะสม
แนวทางวางระบบเอกสารรายจ่ายที่แนะนำ
สกุลณา การบัญชี แนะนำให้จัดเอกสารหนึ่งชุดต่อหนึ่งรายการจ่าย โดยเรียงลำดับดังนี้
- ใบขอซื้อหรือขออนุมัติค่าใช้จ่าย
- ใบเสนอราคาหรือสัญญา
- ใบสั่งซื้อ
- ใบส่งของหรือใบตรวจรับงาน
- ใบแจ้งหนี้
- ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จ
- ใบสำคัญรับเงินหรือใบรับรองแทน หากจำเป็น
- หลักฐานหัก ณ ที่จ่าย
- หลักฐานชำระเงิน
- ใบสำคัญจ่ายและการอนุมัติ
ควรใส่เลขอ้างอิงเดียวกันในเอกสารทุกฉบับ เช่น
PV-2569-0075
และตั้งชื่อไฟล์ดิจิทัลให้ค้นหาได้ง่าย เช่น
2569-07-15_ABC-Supplier_Office-Supplies_3500
วิธีนี้ช่วยให้นักบัญชีตรวจสอบได้เร็ว ลดการถามข้อมูลย้อนหลัง และช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นว่ารายจ่ายแต่ละรายการมีเอกสารครบหรือยัง
เช็กลิสต์ก่อนส่งเอกสารรายจ่ายให้นักบัญชี
- รายการเกิดขึ้นจริง
- รายจ่ายเกี่ยวข้องกับธุรกิจ
- ระบุชื่อผู้ขายหรือผู้รับเงินได้
- มีรายละเอียดสินค้าหรือบริการ
- วันที่และจำนวนเงินถูกต้อง
- มีใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี
- ข้อมูลชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทถูกต้อง
- มีใบส่งของหรือหลักฐานรับบริการ
- มีสัญญาหรือใบเสนอราคา หากเป็นรายการสำคัญ
- มีสลิปหรือหลักฐานการชำระเงิน
- มีใบเบิกคืน หากพนักงานหรือกรรมการสำรองจ่าย
- จัดทำใบสำคัญรับเงินเมื่อผู้รับออกใบเสร็จไม่ได้
- ตรวจหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายแล้ว
- แยกรายจ่ายส่วนตัวออกจากรายจ่ายบริษัท
- สแกนและสำรองเอกสารเรียบร้อย
เอกสารรายจ่ายต้องเก็บไว้นานเท่าไร
ตามพระราชบัญญัติการบัญชี ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้อย่างน้อย 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี และในบางกรณีอาจถูกกำหนดให้เก็บเกิน 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี หากเอกสารสูญหายหรือเสียหาย ต้องแจ้งตามหลักเกณฑ์ภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบ
ในทางปฏิบัติ เอกสารบางรายการควรเก็บนานกว่าระยะเวลาขั้นต่ำ เช่น
- สัญญาเช่าระยะยาว
- เอกสารซื้อทรัพย์สิน
- สัญญากู้ยืม
- เอกสารคดีหรือข้อพิพาท
- เอกสารที่ยังอยู่ระหว่างการตรวจสอบ
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาระผูกพันในอนาคต
คำแนะนำจากมุมมองของสำนักงานบัญชี
ปัญหาเอกสารรายจ่ายส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดในวันที่ส่งเอกสารให้นักบัญชี แต่เกิดตั้งแต่ก่อนจ่ายเงิน เช่น
- เลือกซื้อจากผู้ขายที่ออกเอกสารไม่ได้
- ไม่แจ้งข้อมูลบริษัทก่อนออกใบกำกับภาษี
- จ่ายจากบัญชีส่วนตัวโดยไม่มีระบบเบิกคืน
- ไม่มีผู้อนุมัติรายการ
- ไม่ตรวจว่าต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่
- ได้รับงานแล้วแต่ไม่มีเอกสารตรวจรับ
- รอจนสิ้นเดือนแล้วจึงตามใบเสร็จย้อนหลัง
วิธีที่ดีกว่าคือกำหนดกติกาก่อนซื้อและก่อนจ่ายว่า ผู้ขายต้องออกเอกสารอะไร ข้อมูลบริษัทที่ถูกต้องคือชุดใด ใครมีอำนาจอนุมัติ และต้องส่งเอกสารเข้าระบบภายในกี่วัน
สำหรับรายจ่ายที่มีมูลค่าสูง รายการที่จ่ายให้บุคคลที่เกี่ยวข้อง หรือรายการที่มีเงื่อนไขภาษีซับซ้อน ควรให้นักบัญชีตรวจสอบก่อนชำระเงิน ไม่ใช่รอแก้ไขหลังรายการเสร็จสิ้นแล้ว
สรุปท้ายบทความ
เอกสารรายจ่ายที่ใช้ประกอบบัญชีธุรกิจได้ไม่จำเป็นต้องเป็นใบกำกับภาษีทุกกรณี เพราะต้องพิจารณาว่าผู้ขายจด VAT หรือไม่ และรายการนั้นมีเอกสารประเภทใดตามลักษณะการซื้อขาย
สิ่งสำคัญคือเอกสารทั้งหมดต้องช่วยพิสูจน์ว่า
- รายการเกิดขึ้นจริง
- บริษัทได้รับสินค้าหรือบริการจริง
- รายจ่ายเกี่ยวข้องกับกิจการ
- ระบุผู้ขายหรือผู้รับเงินได้
- จำนวนเงินและวันที่ถูกต้อง
- มีหลักฐานการรับมอบและการชำระเงิน
- ปฏิบัติหน้าที่ภาษีที่เกี่ยวข้องแล้ว
- สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
หากไม่มีใบเสร็จ ควรจัดทำใบสำคัญรับเงินหรือใบรับรองแทน พร้อมหลักฐานอื่นประกอบ ไม่ควรมีเพียงเอกสารที่บริษัทเขียนขึ้นเองโดยไม่มีข้อมูลผู้รับเงินหรือหลักฐานว่ารายการเกิดขึ้นจริง
การวางระบบเอกสารตั้งแต่ก่อนซื้อจะช่วยให้ธุรกิจบันทึกบัญชีได้ถูกต้อง มองเห็นต้นทุนจริง ลดความเสี่ยงด้านภาษี และไม่ต้องเสียเวลาตามเอกสารย้อนหลังในช่วงปิดบัญชี
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเอกสารรายจ่าย
1. มีเพียงสลิปโอนเงิน ใช้ลงบัญชีได้ไหม
สลิปใช้ยืนยันการจ่ายเงินได้ แต่โดยทั่วไปควรมีเอกสารอื่นประกอบ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สัญญา รายละเอียดสินค้า หรือหลักฐานรับมอบ เพื่ออธิบายว่าเงินที่โอนเป็นค่าอะไร
2. ใบแจ้งหนี้ใช้แทนใบเสร็จรับเงินได้หรือไม่
ไม่ใช่เอกสารชนิดเดียวกัน ใบแจ้งหนี้แสดงยอดที่ต้องชำระ ส่วนใบเสร็จแสดงว่าผู้ขายได้รับเงินแล้ว จึงควรเก็บทั้งสองประเภทตามขั้นตอนของรายการ
3. ไม่มีใบกำกับภาษี สามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้ไหม
อาจทำได้ หากมีหลักฐานอื่นเพียงพอและรายจ่ายเกี่ยวข้องกับธุรกิจ แต่บริษัทจะไม่สามารถใช้ภาษีซื้อได้หากไม่มีใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง
4. ใบเสร็จออกเป็นชื่อกรรมการ ใช้เป็นรายจ่ายบริษัทได้หรือไม่
ต้องมีหลักฐานว่ากรรมการจ่ายแทนบริษัทและรายการเกี่ยวข้องกับกิจการจริง แต่ควรขอให้ผู้ขายออกหรือแก้เอกสารเป็นชื่อบริษัท โดยเฉพาะกรณีที่ต้องการใช้สิทธิภาษีซื้อ
5. ใบสำคัญรับเงินกับใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงินต่างกันอย่างไร
ใบสำคัญรับเงินให้ผู้รับเงินลงชื่อยืนยัน ส่วนใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงินมักให้ผู้จ่ายหรือพนักงานรับรองเมื่อไม่สามารถขอเอกสารจากผู้รับได้ ใบสำคัญรับเงินจึงมีน้ำหนักดีกว่าเพราะมีการยืนยันจากผู้รับเงินโดยตรง
6. ใบสำคัญจ่ายที่บริษัทจัดทำเองเพียงพอหรือไม่
โดยทั่วไปไม่ควรใช้เพียงลำพัง ควรแนบเอกสารจากผู้ขาย หลักฐานการรับสินค้า สัญญา สลิปโอน และเอกสารภาษีที่เกี่ยวข้อง
7. ใบกำกับภาษีอย่างย่อใช้เป็นรายจ่ายได้ไหม
อาจใช้ประกอบรายการซื้อได้ตามข้อเท็จจริง แต่ผู้ประกอบการจด VAT ไม่สามารถนำภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีอย่างย่อไปหักออกจากภาษีขายได้ ควรขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปเมื่อต้องการใช้ภาษีซื้อ
8. เอกสารรายจ่ายต้องเก็บกี่ปี
เอกสารประกอบการลงบัญชีต้องเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี และบางกรณีอาจกำหนดให้เก็บได้ถึง 7 ปี แต่เอกสารที่ยังเกี่ยวข้องกับทรัพย์สิน สัญญา หรือข้อพิพาทควรเก็บไว้จนกว่าจะสิ้นสุดภาระทั้งหมด
หากเจ้าของธุรกิจต้องการวางระบบบัญชี ตรวจสอบเอกสาร หรือวางแผนภาษีให้เหมาะกับธุรกิจของตัวเอง สามารถปรึกษา “สกุลณา การบัญชี” เพื่อช่วยดูแลหลังบ้านให้ธุรกิจเดินต่อได้อย่างมั่นใจ
🌐 Website: www.sakunnaaccounting.com
💙 Facebook: https://fb.com/sakunna.accounting
